Till undermeny Karta Kontakt

Dataskydd

Knivsta kommun har en skyldighet att skydda dina rättigheter, värna din integritet och dina personuppgifter.

I det här dataskyddsåtagandet beskrivs hur kommunen samlar in, använder, lagrar och delar dina personuppgifter i enlighet med EU:s dataskyddsförordning med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning, enligt beslut i Sveriges riksdag.

Knivsta kommun består av ett antal nämnder. Varje nämnd anses vara en egen myndighet och är personuppgiftsansvarig inom sitt ansvarsområde. Detta åtagande är gemensamt för alla nämnder inom kommunen. Närmare upplysningar om dina personuppgifter kan lämnas av respektive nämnd.

När vi i detta åtagande talar om Knivsta kommun eller kommunen syftar vi på uppgifter och upplysningar som är gemensamma för alla nämnder.

Utöver detta åtagande har varje nämnd beslutat om en dataskyddsriktlinje som gäller de specifika personuppgifter som förekommer i den nämndens verksamhet.

Dessa personuppgifter samlar vi in

Personuppgifter samlas normalt in direkt från dig eller registreras i samband med ärendehandläggning (såsom ansökningar eller anmälningar) eller faktiskt handlande (såsom utbildning eller omvårdnad).

Ibland krävs ytterligare information för att hålla uppgifterna aktuella eller för att kontrollera att uppgifterna vi samlat in är korrekta.

De personuppgifter som vi samlar in kan i många fall delas in i följande kategorier:

  • Identitetsuppgifter: Personnummer/samordningsnummer, namn, IP-nummer. När kommunen fattar beslut, efterfrågar eller lämnar upplysningar behöver vi veta vem du är.
  • Kontaktuppgifter: Telefonnummer, postadress, e-postadress. För att kunna hålla kontakten med dig, för upplysningar eller meddelanden behöver vi dina kontaktuppgifter.
  • Handläggningsuppgifter: För att besluta om förmåner och service som kommunen tillhandahåller, men också för att kunna genomföra tillsyn och rättssäkra ingripanden är det nödvändigt att vi får del av relevanta omständigheter om dig.
  • Bilder och inspelningar: Fotografier och ljud- och bildinspelningar där identifierbara personer förekommer. För att säkrare, tydligare och mer tillgängligt dokumentera den kommunala verksamheten, för kamerabevakning i ordnings- och säkerhetssyfte, som underlag för beslut och för undervisningsändamål kan kommunen samla fotografier och ljud- och bildinspelningar.

I vissa av våra register förekommer känsliga personuppgifter, exempelvis om din hälsa. För varje nämnd finns en sammanställning över vilka personuppgifter som behandlas. Av den sammanställningen framgår också om känsliga personuppgifter behandlas.

Kommunen samlar också in personuppgifter från tredje part, till exempel folkbokföringsregister, fastighetsregister, bolagsregister och kreditupplysningsföretag eller sakkunniga såsom läkare, psykolog, miljöingenjör om det behövs för att handlägga ditt ärende. Vi tar också emot personuppgifter från andra myndigheter, när den myndigheten har en skyldighet att informera kommunen om något eller efterfrågar en upplysning som kommunen behöver lämna ut.

På dessa rättsliga grunder behandlar kommunen dina personuppgifter

För att det ska vara tillåtet att behandla personuppgifter måste det alltid finnas ett stöd i dataskyddsförordningen, en så kallad *rättslig grund* enligt förordningens artikel 6. Flera rättsliga grunder kan vara relevanta samtidigt:

Allmänt intresse och myndighetsutövning

Nämnderna i Knivsta kommun är myndigheter, vars verksamhet alltid ska bygga på lag eller myndighets beslut. Denna verksamhet anses vara av allmänt intresse. När kommunen fattar beslut, arkiverar handlingar, tillhandahåller omvårdnad, undervisning eller annan service till dig eller någon annan behandlar vi dina personuppgifter på denna rättsliga grund.

Rättsliga förpliktelser

Dina personuppgifter kan komma att behandlas för att uppfylla rättsliga förpliktelser som kommunen har. Det kan exempelvis vara bokföringsskyldighet som tvingar oss att spara dina personuppgifter, skyldighet att lämna uppgifter till myndigheter, skyldighet att ta emot uppgifter från myndigheter eller att verkställa beslut från domstolar.

Fullgörande av avtal

I flera situationer kan du vara part i ett avtal med kommunen. Det kan vara både som köpare och säljare, abonnent, uthyrare eller hyresgäst. Kommunen behöver då samla in, kontrollera och behandla personuppgifter inför och vid tecknandet av avtal med dig för att dokumentera, administrera och utföra det som krävs för att inleda och fullgöra avtalet.

Intresseavvägning

Det kan i vissa fall vara tillåtet för kommunen att behandla dina personuppgifter efter en intresseavvägning. Det krävs då att behandlingen är nödvändig för berättigade intressen som väger tyngre än den registrerades intresse av skydd för den personliga integriteten. Barn ska anses vara särskilt skyddsvärda vid en sådan intresseavvägning. Ett berättigat intresse för personuppgiftsbehandling kan föreligga om du har ett rättsförhållande med kommunen, exempelvis som kund eller som anställd. Kommunen kan inte stödja sin personuppgiftsbehandling på en intresseavvägning om den sker som ett led i myndighetsutövning.

Samtycke

För att samtycke ska vara en giltig rättslig grund för personuppgiftsbehandlingen krävs bland annat att samtycket är fullt frivilligt och att det ska vara ett reellt alternativ att avstå. En myndighet kan i princip inte grunda sin personuppgiftsbehandling på samtycke när den beslutar om pålagor eller betydande förmåner.

När vi tillhandahåller helt frivillig kommunal service eller information, kan samtycke användas som rättslig grund för vår personuppgiftsbehandling.

Känsliga personuppgifter

Behandling av personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening och behandling av genetiska uppgifter, biometriska uppgifter för att entydigt identifiera en fysisk person, uppgifter om hälsa eller uppgifter om en fysisk persons sexualliv eller sexuella läggning betraktas som känsliga personuppgifter vars behandling kräver än större varsamhet och tydligare rättslig grund än annan personuppgiftsbehandling.

Känsliga personuppgifter får behandlas av en myndighet med stöd av artikel 9.2 g i EU:s dataskyddsförordning

  • om uppgifterna har lämnats till myndigheten och behandlingen krävs enligt lag, 
  • om behandlingen är nödvändig för handläggningen av ett ärende, eller
  • i annat fall, om behandlingen är nödvändig med hänsyn till ett viktigt allmänt intresse och inte innebär ett otillbörligt intrång i den registrerades personliga integritet.

Automatiserat individuellt beslutsfattande

Vi kan använda oss av helt automatiserat individuellt beslutsfattande om det är tillåtet enligt lag eller annan författning, om dessa författningar fastställer ett skydd för dina rättigheter, friheter och berättigade intressen.

När vi använder oss av ett helt automatiserat beslutsfattande ska vi informera dig om de faktorer som används i beslutet, vad detta innebär och vilka konsekvenser det kan få för dig.

Vem kan vi komma att lämna ut dina personuppgifter till?

För Knivsta kommun gäller offentlighets- och sekretesslagen och offentlighetsprincipen vilket innebär att personuppgifter som förekommer i allmänna handlingar kan komma att lämnas ut till frågeställaren.

Vi lämnar också ut personuppgifter till myndigheter i den omfattning vi har en rättslig skyldighet att göra det. Det kan exempelvis vara socialnämnden, Skatteverket, polisen, SCB och tillsynsmyndigheter.

Kommunen anlitar leverantörer för en mängd tjänster, exempelvis vårdpersonal, hantverkare, åkerier och drift och underhåll av våra datorsystem. Dina personuppgifter kan komma att hanteras av dessa leverantörer. Vi har alltid ett giltigt personuppgiftsbiträdesavtal med leverantören som säkrar din integritet och dina rättigheter.

Så här länge behandlar vi dina personuppgifter

Huvudregeln för alla myndigheter i Sverige är att allmänna handlingar ska bevaras. Det ska finnas gallringsbeslut från kommunens arkivmyndighet som anger att vissa typer av allmänna handlingar ska bevaras eller får gallras (förstöras) efter en viss tid.

Gallringsbesluten ska ta hänsyn till de registrerades integritet, men också rätten att ta del av allmänna handlingar, myndighetens och rättskipningens behov av information och forskningens behov.

Handlingar med personuppgifter som inte är allmänna, i allmänhet utkast och kladdanteckningar, ska rensas när de inte längre behövs eller arkiveras.

Så här skyddar vi dina personuppgifter

Vi tillämpar tekniska, organisatoriska och administrativa säkerhetsåtgärder för att skydda de uppgifter vi har mot förlust, missbruk och obehörig åtkomst, röjande, ändring och förstöring.

Anställda vid kommunen som regelmässigt hanterar personuppgifter utbildas i dataskydd och håller sina kunskaper uppdaterade.

De beslutsverktyg vi använder ska ta hänsyn till din integritet, bland annat genom att inte visa mer av dina personuppgifter än vad som krävs för arbetsuppgiften.

Dina rättigheter enligt dataskyddslagarna

För att upprätthålla dataskyddsprinciperna har du som registrerad ett antal rättigheter som anges i dataskyddsförordningen. Dessa rättigheter är inte absoluta, vilket innebär att kommunen får neka dig dessa rättigheter efter en individuell prövning. Du har rätt att överklaga ett sådant beslut till förvaltningsrätten.

  • Rätt till information (artikel 13--14, skäl 60--62)
    Du har rätt att få veta varför och på vilket sätt kommunen behandlar dina personuppgifter.
  • Rätt till tillgång (artikel 15, skäl 63--64)
    Du har rätt att få information om vilka personuppgifter som kommunen behandlar om dig. I vissa fall hindrar sekretess att vi lämnar ut personuppgifter till dig. 
  • Rätt till rättelse (artikel 16)
    Felaktigheter i dina personuppgifter ska rättas eller kompletteras, med de begränsningar som följer av lag eller författning. 
  • Rätt att bli raderad (artikel 17, skäl 65)
    Dataskyddsförordningen ger dig rätt att bli raderad ur register, men rätten är begränsad på många sätt för den personuppgiftsbehandling som normalt äger rum inom en kommuns verksamhet. Uppgifter som är nödvändiga för rättsliga förpliktelser, allmänt intresse och myndighetsutövning, arkiv, forskning och statistikändamål, yttrande- och informationsfriheten är undantagna från rätten att bli raderad. 
  • Rätt till dataportabilitet (artikel 20, skäl 68)
    Du har rätt att få de personuppgifter du själv har tillhandahållit i ett maskinläsbart format om behandlingen grundar sig på samtycke eller avtal och är automatiserad.
  • Rätt att invända mot behandling (artikel 21, skäl 69)
    Du har rätt att begära begränsning av personuppgiftsbehandlingen, som grundar sig i allmänt intresse, myndighetsutövning eller intresseavvägning.

Frågor eller synpunkter

De flesta frågorna kring ett specifikt ärende kan besvaras av handläggaren.

Om du har frågor eller synpunkter om vår hantering av personuppgifter är du välkommen att vända dig kommunens dataskyddsombud.

  • E-post: dataskyddsombud@knivsta.se
  • Postadress: Dataskyddsombudet, Knivsta kommun, 741 75 Knivsta.

Du kan också lämna ett klagomål till Datainspektionen som är den statliga tillsynsmyndigheten på dataskyddsområdet.

Begäran om registerutdrag

Om du vill ha insyn i hur kommunen handlägger ett ärende där du är part kan du många gånger begära att få partsinsyn i öppna ärenden. Detta begär du hos handläggaren eller den enhet som handlägger ditt ärende. Det är en mindre omständlig process än en begäran om registerutdrag och du får i regel snabbare svar på det viset. Du har också en allmän rätt enligt offentlighetsprincipen att ta del av allmänna handlingar. En sådan begäran kan du ställa till både handläggare och registrator och besvaras skyndsamt.

Rätten att begära registerutdrag innebär ett mer fullständigt svar som tar längre tid att handlägga. Fyll i den särskilda blanketten (se länk) och eposta den till registrator eller överlämna den till kommunens kontaktcenter.

Mer information

Via länkarna till höger kan du läsa mer om dataskyddsförordningen. Där finns också länkar till de lagar som styr.

Rätten att begära registerutdrag innebär ett mer fullständigt svar som tar längre tid att handlägga. Fyll i den särskilda blanketten (se länk till höger) och eposta den till registrator eller överlämna den till kommunens kontaktcenter.

  • Senast uppdaterad 24 maj 2018